Как с помощью Информационных Технологий повысить свою продуктивность всего за 1 месяц?
Чтобы улучшить свою продуктивность, мы в Рубиконе уже полтора года используем абсолютно бесплатный органайзер-блокнот OneNote, который вы можете найти в своем пакете Office или установить отдельно.
OneNote — это замечательный инструмент для заметок, но, к сожалению, о нем не часто говорят. В этой программе есть больше возможностей, чем многие думают, незаслуженно обделяя её вниманием. Несколько советов помогут использовать OneNote более эффективно, как тем, кто еще не знаком с этим продуктом Microsoft, так и тем, кто постоянно в ней работает.
Первое и самое главное — ваши документы путешествуют вместе с вами на компьютерах, планшетах и телефонах. Установите OneNote на любое устройство Windows, Mac, Android, заведите учетную запись и работайте в свое удовольствие.
OneNote — классная штука
OneNote включена в пакет программ Microsoft Office и существует уже около 10 лет. Несмотря на это, пользователи до сих пор продолжают её исследовать, и очень часто программа становится настоящим открытием. Вот несколько вещей, которые привлекают пользователей:
- OneNote похожа на электронный вариант записной книжки. В ней можно создавать неограниченное количество записных книжек на разные темы, в них — разные разделы, а в разделах — страницы. Страницы внутри записной книжки организованы по цветам, чтобы было проще ориентироваться.
- В страницы можно вставлять все, что угодно: картинки, аудио, видео и файлы (просто перетащить и готово). Всё это разнообразие можно размещать в разных частях страницы, как вам удобно. Можете добавить аудиозапись напротив заметки о встрече и прикрепить рядом фотку события.
- В OneNote невероятно удобный поиск: можете искать текст на картинках и даже аудио и видео так же просто, как и рукописные заметки. Программа может считывать ваш почерк без преобразования в текст, хотя при желании это тоже можно сделать. Поддержка стилуса — одно их самых главных преимуществ OneNote, которое выгодно отличает её от Evernote, хотя для этого вам понадобится Tablet PC. Как бы то ни было, версия OneNote 2013 позволяет писать и рисовать пальцем.
- Программу можно интегрировать с Outlook и другими программами Microsoft Office.
Делать быстрые заметки, не открывая программу
Два ярлыка программы помогают еще быстрее создавать новые заметки. Если нажать Win+N, откроется небольшая панель, а Win+S сделает скриншот любой части экрана.
В Windows 8.1 для скриншота надо нажать Win+Shift+S. Быстрые заметки автоматически сохраняются в секции «Unfiled Notes», а скриншоты можно сохранить в любой секции.
Вставлять аудио, видео, математические формулы, ссылки и многое другое
Как уже говорилось выше, одна из лучших особенностей OneNote — поддержка встраивания чего бы то ни было, что упрощает не только работу, но и поиск. Вот несколько идей, как это можно использовать:
- сканировать рукописные рецепты;
- записывать документы и потом искать их по ключевым терминам;
- добавить скриншоты и искать в них текст;
Если вам нужно найти что-то в видео и аудио файлах, это можно найти так: Файл>Опции> Аудио и Видео
Если у вас экран с поддержкой стилуса, OneNote поможет:
- рисовать «карты разума»;
- превратить ваши каракули в текст;
- писать заметки на вырезанных или отсканированных страницах;
Использовать для коллективной работы
Создавайте книжки для отделов или конкретных проектов. Работайте один или неограниченным количеством пользователей. Предоставляйте доступ к разделам, ведите планерки, собирайте отчеты, проводите опросы и ставьте задачи. Все изменения на странице отображаются автоматическими подписями пользователей, поэтому вы всегда будете в курсе всех изменений.
Использовать с другими программами Microsoft Office
Если вы постоянно используете программы Microsoft Office, OneNote поможет ускорить и упростить работу. В версии 2013 появилась возможность вставлять таблицы Microsoft Excel или даже создавать их. При этом таблица будет редактироваться в Excel, но все изменения будут отображаться в режиме реального времени. Можете также добавлять формы для блок-схем Visio и более простых.
Одна из самых полезных возможностей — интеграция с Outlook. Рядом с любой строкой на странице OneNote можно поставить флажок и она превратится в задачу Outlook. Также вы можете отсылать страницы с сохранением формата другим пользователям, и они смогут прочитать ваши заметки, даже если на их устройстве не установлен OneNote. Ну и наконец, вы можете перенести заметки о встречах вместе со всеми подробностями из Outlook в OneNote.
Увы, много букв не опишут красочно весь функционал, и мы рассказали лишь малую часть возможностей этого замечательного продукта. На этом канале вы можете посмотреть еще про некоторые функции OneNote. И, конечно, самый лучший способ — это попробовать поработать самому.
P.S. Если у вас возникли вопросы или вы захотите побольше узнать о нашем опыте работы с программой OneNote, мы с радостью с вами им поделимся. Звоните на +7 (8332) 760-743 или пишите на soft@rubicon-it.ru, и мы проведем с вами неформальную видеоконференцию.