Простой отчет из сложной таблицы Excel

Использование сводных таблиц значительно сокращает время построения отчетов и упрощает работу с таблицей. Да, они предназначены исключительно для анализа данных без возможности редактирования информации, но это лучшее решение для экспресс-анализа.


1. Итак, мы имеем базу данных по сотрудникам компании. Она содержит большой объём информации по финансовым операциям, который занимает более 150 строк. Наша задача — сформировать отчет о затратах только по зарплате и страховым взносам по каждому отделу. Чтобы сделать это вручную, понадобится затратить очень много сил и времени, поэтому мы поступим по-другому. Встав на любую ячейку базы, приступим к созданию Сводной таблицы: Вставка — Сводная таблица.

2. В появившемся окне «Создание сводной таблицы», не внося никаких изменений, нажимаем ОК.

3. Формирование сводной таблицы начинается на новом листе. Для построения нужно перетащить поля, которые повторяют столбцы базовой таблицы, в нужные области, как показано на рисунке.

4. Для изменения структуры сводной таблицы в зависимости от того, какой именно отчет нужно составить, поля можно перемещать в разные области, при этом большое значение также имеет очередность в каждой области — какое поле будет находиться выше: например, Отдел или Месяц.

5.Вот еще один пример формирования отчета с помощью сводной таблицы на основе тех же данных. В данном случае поле Месяц было перенесено в область Колонны, что позволяет теперь удобно сравнить зарплаты отделов по месяцам.

Совет:
При формировании сводных таблиц используйте Умные таблицы. В этом случае создать сводную таблицу можно с помощью команды Конструктор — Сводная таблица.


Проделайте эти же операции со своими данными, оформите их в красивую диаграмму или график, выдохните и спокойно идите на планерку. Ваш отчет готов! При наличии корректной таблицы исходных данных среднее время проработки отчета занимает от 5 до 10 минут.

Хотите делиться отчетами с руководством и подчиненными? Office 365 — идеальный инструмент для совместной работы над документами. Больше про Office 365 узнайте здесь.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *