Почему стандартный отчет из 1С — это еще не бизнес-аналитика

Если у вас на предприятии кроме бухгалтерской системы есть и другие источники данных — эта статья для вас.

Предназначение учетных систем, таких как 1С – сбор и обработка данных об активах и хозяйственных операциях в бизнесе. Стандартные отчеты в них собираются после отгрузки, поступления денег, введенных документов и создаются по заранее установленным формам и правилам. Они нужны, чтобы отчитаться в налоговую, но мало пригодны для принятия решений.

Руководители и собственники компаний опираются на отчеты из таких систем и дополняют их показателями, чтобы оценивать операционную деятельность компании в динамике. Так возникает параллельный учет — управленческий. Он строится на данных бухгалтерии и может включать цифры из CRM, складской системы, рекламных площадок Google, Yandex или Вконтакте, отчетов от дистрибьютеров и партнеров.

Назначение аналитики, отчетов и дашбордов в любой программе — быстро и наглядно оценить, что в компании идет хорошо, а что требует внимания.

Учетные системы позволяют формировать управленческие и аналитические отчеты, но у них есть две большие проблемы:

1. Инертность
   Требования к изменениям в управленческой отчетности меняются чаще, чем в бухгалтерской, и ИТ служба физически не успевает их реализовывать с нужной бизнесу скоростью. Чтобы реализовать некоторые изменения нужно серьезно переписать код.
   Например, в региональной сети по продаже электроники отчет по оборачиваемости формировался 8 часов — его запускали вечером, чтобы утром он был готов. Если сотрудник ошибался и выбирал не тот период или номенклатурную группу, нужно было ждать следующего дня. Такой отчет влияет на операционную деятельность, поэтому важно всегда иметь его под рукой.
2. Кусочность
   В большинстве случаев у предприятий не только 1С, но и CRM, документооборот, складская система, отчеты дистрибьютеров в Excel, информация с датчиков на производстве и из рекламных кабинетов Google, Yandex и Facebook. Опираясь только на данные из финансового отчета не получится увидеть, как остальные цифры влияют на фактические показатели. Например, можно отследить как одна сделка из CRM попадает в виде договора в систему документооборота и затем проваливается в 1С. А если таких сделок 100? А если хочется понять сколько в среднем по предприятию проходит времени от начала контакта с клиентом до отгрузки? Как дополнительная реклама повлияет на это время?

Поэтому, чтобы получить управленческий отчет, приходится приложить много усилий разных сотрудников, а сам процесс часто не автоматизирован.
Один из первых видимых результатов от внедрения бизнес-аналитики — скорость получения данных. Раньше отчет за квартал финализировали к 20 числу, а теперь собираем к 5. Бизнес быстрее получает информацию о том, что происходит в компании и может реагировать раньше.
Второй эффект — доверие к данным. Возможность посмотреть их под разными углами помогает ставить измеримые цели и принимать решения, опираясь на факты.

В целом, управленческие отчеты показывают что происходит с бизнесом в течение времени, используя операционные и финансовые данные.

Вот некоторые вопросы, на которые помогает ответить бизнес-аналитика:

• верно ли я выставил цену
• кто мои самые прибыльные клиенты
• достаточно ли у меня средств на счетах, чтобы выплатить зарплату после всех обязательных расходов
• стоит ли мне нанять больше сотрудников и если да, то сколько мне им платить
• в какой рекламный канал мне вложить больше денег

Посмотрите на данные в своей учетной системе.
Ответы на какие вопросы вы бы хотели получить? Чего вам не хватает в стандартных отчетах, которые предоставляет программа? С какими еще источниками вы бы хотели ее связать, чтобы бизнесу было проще принимать решения?
Ответы на эти вопросы помогут вам сформировать первые задачи по бизнес-аналитике для себя, своих аналитиков или подрядчиков.

Бывает так, что бухгалтерская система – единственный источник данных, куда вносятся все операции: от поступления денег на счет до новых заявок от клиентов. Но не хватает гибкости информационной системы, чтобы быстро и наглядно сделать управленческую и финансовую отчетность для собственника и руководителей. В таком случае применение бизнес-аналитики тоже оправдано, как, например, у сети фитнес-клубов Монро. Они сделали всю отчетность на базе данных из 1С и связали их с рекламными кабинетами. Вот, что они об этом говорят, а вот примеры отчетов, которые мы для них сделали.

С нами можно согласиться, поспорить и задать вопросы в комментариях ↓ или написать письмо на почту.

______________________________________________
Над статьёй работали Радик Адиулин и Виталий Попов
Рубикон (с) 2019